Sachbearbeiter/in (w/m/d) für das Vorzimmer der Referentin

• Leitung des Sekretariats der Referentin für Schule und Sport
• Koordinierung und Bearbeitung von dienststellenübergreifenden Verwaltungsangelegenheiten sowie entsprechendem Terminmanagement
• Bürgerversammlungen Vor- und Nachbereitung
• Koordination der Anmeldungen zum Stadtrat, Schulausschuss und Sportkommission sowie Schriftführung bei Schulausschuss und Sportkommission (Session)
• Einzelaufträge der Referentin, Zuarbeit für den Persönlichen Mitarbeiter der Referentin, die Leiterin der Verwaltung sowie der zukünftigen Büroleitung/wissenschaftlichen Mitarbeiterin

Für die Tätigkeit benötigen Sie

eine der folgenden Qualifikationen als

• Beamter/in (w/m/d) der 2. QE / Mittlerer Dienst, Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen oder
• Verwaltungsfachangestellte/r (w/m/d) (alternativ Fachprüfung I)

Als Quereinsteiger/in (w/m/d) bieten wir Ihnen für einen guten Einstieg den Beschäftigtenlehrgang I an. Voraussetzung hierfür ist:

• Eine dreijährige einschlägige Berufsausbildung oder
• Eine Berufsausbildung mit einschlägiger Weiterqualifizierung bzw. Berufserfahrung 

Die erfolgreiche Teilnahme am berufsbegleitenden Beschäftigtenlehrgang I ist Voraussetzung für die o.g. Eingruppierung.

Daneben verfügen Sie über

• Erfahrungen im Bereich Vorzimmer bzw. Sekretariat sind wünschenswert
• Planungs- und Organisationsgeschick
• Belastbarkeit, Zuverlässigkeit sowie Flexibilität
• Gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
• Verbindliche und freundliche Umgangsformen
• Fähigkeit zur Teamarbeit, aber auch eine eigenständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Sichere MS-Office-Kenntnisse
• Dienstleistungsorientiertes Verhalten und Interkulturelle Kompetenz
• Bereitschaft, das Vorzimmer in Absprache mit den Kolleg/innen in der Zeit von 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr zu besetzen