Schulsekretär/in (w/m/d) im Sigena-Gymnasium

• Unterstützung im Schulsekretariat: Sie sind zuständig für den Parteiverkehr und stehen Schüler/innen, Eltern sowie Lehrkräften mit Auskünften und Beratungen zu allgemeinen schulischen Belangen zur Verfügung
• Verwaltung von Schulverwaltungs- und Office-Programmen: Sie arbeiten mit dem Schulverwaltungs- sowie Office-Programmen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf der täglichen Büroorganisation
• Personalsachbearbeitung: Sie führen die Personalsachbearbeitung mittels SAP HR durch und unterstützen das Personalmanagement in administrativen Aufgaben
• Organisation und Abrechnung von Studienfahrten und Dienstreisen: Sie assistieren bei der Planung und Organisation von Studienfahrten und Dienstreisen und übernehmen die entsprechenden Abrechnungen
• Verwaltung des Haushaltsetats und Inventarverwaltung: Sie verwalten den Haushaltsetat sowie alle Schulkonten, tragen zur finanziellen Transparenz und Planung bei und sind verantwortlich für die ordnungsgemäße Dokumentation des Schulinventars
• Bestellwesen: Sie tätigen Bestellungen und koordinieren die Lieferungen
• Betreuung von Auszubildenden und Anwärtern: Sie unterstützen und betreuen Auszubildende sowie Anwärter in administrativen Belangen
• Bearbeitung von Postangelegenheiten: Sie sind für die Bearbeitung und Verteilung von Postangelegenheiten zuständig
• Terminverwaltung der Schulleitung: Sie organisieren und verwalten die Termine der Schulleitung und gewährleisten einen strukturierten Ablauf

Für die Tätigkeit benötigen Sie

eine der folgenden Qualifikationen 

• dreijährige kaufmännische Berufsausbildung
• dreijährige Berufsausbildung mit rechtlichem Schwerpunkt
• Beamter/in (w/m/d) der 2. QE / Mittlerer Dienst, Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen oder
• Verwaltungsfachangestellte/r (w/m/d) (alternativ Fachprüfung I)

Daneben verfügen Sie über

• Aufgeschlossenheit und Verständnis gegenüber den Anliegen der Schülerschaft, der Lehrkräfte sowie der Eltern
• Eine professionelle, genaue, freundliche und ruhige Arbeitsweise in der lebhaften Umgebung eines Schulsekretariats
• Teamfähigkeit sowie interkulturelle Kompetenz
• Fundierte Kenntnisse in MS Office
• Bereitschaft, das Sekretariat in Absprache mit den Kolleg/innen in der Zeit von 07:45 Uhr bis 16:45 Uhr zu besetzen
• Bereitschaft, den Urlaub überwiegend in den Schulferien einzubringen